Het grootste deel van ons werk bestaat uit het voeren van gesprekken met anderen. We praten met collega’s over een nieuw project, we bespreken met onze leidinggevende de voortgang van ons werk en we hebben bilaterale overleggen met managers of collega’s.
Meestal zijn we wel ongeveer tevreden met wat we hebben besproken. Alle belangrijke agendapunten kwamen aan de orde. De sfeer was goed, we hebben kunnen zeggen wat we nodig vonden en als het meezit hebben we ook nog wat concrete afspraken gemaakt.
Maar hebben we ook echt resultaat bereikt?
Wist je eigenlijk van tevoren wat je precies wilde realiseren in het overleg? En is dat dan ook gelukt? Of zijn de afspraken toch nog wat vrijblijvend of voor meerdere uitleg vatbaar. Of misschien heb je het idee dat die ene collega toch nog wat aarzelingen heeft bij de aanpak die jij hebt voorgesteld.
Als je gesprekken goed voorbereid worden ze veel effectiever. Daarbij gaat het dan niet alleen om jou, maar ook om je in te leven in wat voor je gesprekspartner belangrijk is. Immers het resultaat van een overleg wordt door jullie samen bepaald. Jij kunt heel tevreden zijn, maar als dat voor de ander niet geldt dan kan het uiteindelijke effect wel eens averechts blijken.
Voorbereiding wordt door veel mensen geïnterpreteerd als inhoudelijke voorbereiding. En dat is natuurlijk ook belangrijk. Als je weet wat je wilt realiseren en hoe dat concreet er uit ziet, dan is er een grotere kans dat je het bereikt.
Maar het gaat bij gesprekken niet alleen om jouw inhoudelijke thema.
De ander heeft ook een mening, achtergrond of gevoel bij de inhoud die op tafel ligt. En daarbij komt dan nog eens dat 80% van de communicatie niet over inhoud gaat maar over dingen “eromheen”. Die zijn vaak zichtbaar of meer nog: voelbaar in non-verbale communicatie en woordkeus. Een goede voorbereiding van jouw kant helpt je om je in te leven in de ander en te anticiperen op wat wellicht komen gaat.
3 Tips voor goede voorbereiding:
- Jouw inhoud – Inhoud van de ander
Wat wil jij bereiken? Maar ook: wat wil de ander bereiken? Hoe zit die ander in jouw onderwerp? Vindt hij of zij het leuk of niet, roept het misschien irritatie op. Of is de ander veel deskundiger dan jij op de details van het onderwerp. Weet je het niet? Probeer er dan in het begin van het gesprek achter te komen.
- Jouw rol in het proces – De ander z’n rol in het proces
Welke rol heb je eigenlijk? Ben je verantwoordelijk of adviseur, ben je “luis in de pels” of voortrekker. Heb je bevoegdheden ten opzichte van die ander of is het eerder andersom? En wat is de rol van die ander? Wat wil hij of zij vanuit zijn positie vermijden of bereiken? Kun je dit in kaart brengen en vanuit die ander nog eens naar jouw rol kijken? Wat zou jij er eigenlijk van vinden als je in zijn of haar schoenen stond?
- Jouw communicatiestijl – de communicatie stijl van de ander
Jij houdt misschien van snel en beeldend spreken en associëren. Je vindt het fijn als anderen je aanvullen met hun eigen gedachten zodat je zelf weer verder komt in je denkproces. En dus doe je dat ook bij anderen, vanuit goede bedoelingen natuurlijk. Maar misschien heeft je gesprekspartner wel behoefte aan duidelijke omschrijvingen. Rust in de communicatie en stiltes om goed te laten doordringen wat er wordt gezegd. Hoe ben jij aangesloten op de communicatiestijl van je gesprekspartner?
Kortom: een goede voorbereiding is het halve werk.
Soms letterlijk: als je gesprekken goed voorbereid en deze drie elementen afloopt kost je voorbereiding je soms net zo veel tijd als de duur van het gesprek. Maar wat het oplevert is dat je communicatie veel effectiever wordt. Jouw aansluiting op wat de ander nodig heeft, wil bereiken en prettig vind, zal zich uitbetalen in goede, haalbare afspraken die voor beide partijen aanvaardbaar en te realiseren zijn. Moet je eens voorstellen hoeveel tijd je dat bespaart!
