Hoe hou je het menselijk op afstand?

Wij mensen zijn sociale wezens. We horen graag ergens bij. De één meer dan de ander, eerlijk is eerlijk. Maar ieder van ons is graag deel van een groter geheel. Zonder contact met elkaar functioneren we minder goed. We weten dat sociaal contact nodig is voor een gezonde ontwikkeling.

Online en met afstand

En opeens is online en thuis werken de norm is geworden. En is het dagelijks contact met elkaar, informeel bij het koffiezetapparaat weggevallen. Het is bijzonder om te zien hoe snel veel teams en professionals die omslag hebben kunnen maken. De eerste focus is daarbij logischer wijs eerst op de inhoud van het werk.

Maar als dat is geregeld, hoe hou je dan contact? Hoe zorg je dat je een team blijft? Hoe besteed je aandacht aan de mens als er altijd een ‘draadje’ tussen zit? Wat doe je aan verbinding in een tijd waarin fysieke afstand noodzakelijk is?

Hoe hou je het menselijk?

Drie dingen die je kunt doen als leider van een team op afstand in deze bijzondere tijd:

1. Streef niet naar perfectie

Niet alleen wèrken veel medewerkers thuis, daar worden ze bovendien belast met allerlei andere dingen. Kinderen die hun schoolwerk moeten doen. Zorgen die er misschien zijn over ouders. De eigen gezondheid die misschien niet top is. De afleiding die er is thuis of het gebrek aan een rustige plek om te werken.

Je belangrijkste boodschap in deze tijd is dit: streef niet naar perfectie. Dat geldt voor jou èn voor je medewerkers. Dit is een bijzondere tijd. We hebben het nog nooit eerder gedaan. Niemand heeft enig idee of dit het beste is wat we doen. In zo’n tijd is het belangrijk dat je als leider een goede balans aanbrengt. Benadrukken dat perfectie niet bestaat is iets wat je niet vaak genoeg kunt doen. Blijf het dus benoemen in gesprekken met je collega’s.

Enerzijds mag je een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid, initiatief en creativiteit van je medewerkers. Een gezamenlijk doel stellen en inbreng vragen van iedereen. Daarmee spreek je het deel van de mens aan die gemotiveerd is om bij te dragen en talent in te zetten. Anderzijds is het belangrijk om duidelijk te blijven benadrukken dat perfectie niet bestaat. Vertrouw er op dat iedereen doet wat zij kunnen. En vraag wat er nodig is om dat op dit moment te doen. Dat is genoeg.

2. Connectie voor content

Als je online vergadert en informatie uitwisselt is de verleiding groot om gelijk naar de inhoud over te gaan. Maar juist nu is het belangrijk om je bewust te zijn van de momenten die je met elkaar hebt om verbinding te maken. Dat kan op allerlei manieren, zowel online áls off-line. Ik geef je een aantal suggesties:

• Start een online vergadering met een check-in. Vraag eerst eens aan iedereen om te vertellen hoe het gaat en geef iedereen het woord. Noem de naam van elk van de teamleden, zodat iedereen betrokken is. Of vraag de eerste persoon die incheckt eens om de beurt aan de volgende te geven. Zo wordt je samen verantwoordelijk voor verbinding online.
• Doe een dagelijkse of wekelijkse start-up met geen ander doel dan elkaar kort bij te praten. Zorg dat je zelf niet altijd aan het woord bent aan de telefoon of in een online call. Bouw stiltes in, hoe gek dat soms ook voelt. Daarmee geef je ruimte voor de ander om iets te delen. Luister met dezelfde passie als waarmee je gehoord wilt worden.
• Kijk eens naar de manieren waarop je pre-corona verbinding organiseerde met je team en je collega’s. Organiseerde je bijvoorbeeld een ‘broodje met de directie’? Waarbij medewerkers de directie uitnodigde voor de lunch, of andersom? Dat kan ook online. Pak je lunch er bij, en zet je scherm aan. Natuurlijk gaat dat anders dan vroeger, maar het geeft toch de gelegenheid om informeel en ongedwongen met elkaar te spreken.
• Zoek manieren om verbinding te maken los van het scherm. Spreek een wandeling af met een collega die je wat langer wilt spreken. Neem de tijd om een uur samen te lopen. Dat kan ook met onderlinge afstand. Je bent lekker buiten én in beweging en dat geeft altijd andere gesprekken.
• Pak ook gewoon soms de telefoon. Niet altijd is een scherm nodig of helpend. Soms is good-old bellen net zo fijn. En ook dat kun je al wandelend doen. Een half uurtje met elkaar bellen terwijl je allebei een rondje loopt, geeft je gegarandeerd een ander gevoel dan een half uur Teams of Zoom.

Iets te vieren?

Zijn er bijzondere mijlpalen te vieren? Een verjaardag of jubileum, of een project dat goed is afgesloten? Maak er iets bijzonders van. Plan een online bijeenkomst met geen ander doel dan te vieren. Sta er kort bij stil, zoals je anders ook zou doen. Maak het bijzonder door de jarige iets toe te sturen dat hij of zij tijdens de online call open maakt. Laat iedereen er koffie en wat lekkers bij nemen en doe eens gek: zing samen ‘lang zal ze leven’. Een beetje goofy, misschien, maar het zal niet licht vergeten worden. En ouderwetse ‘snail-mail’, een kaartje via de post is juist in deze tijd een mooie manier om verbinding te maken.

Wil je op regelmatige basis een moment van écht contact? Denk eens aan een wekelijkse update die je stuurt per mail. Zelf schreef ik als leidinggevende van een afdeling van ruim 100 personen elke vrijdag een mailbericht, waarin ik vertelde wat me bezighield, welke resultaten we hadden bereikt én wat het lief en leed op de afdeling was. Het werd voor veel collega’s iets om naar uit te kijken én een manier om van elkaar en de organisatie op de hoogte te blijven. Dat kan via mail, maar denk ook eens aan een korte videoboodschap via een whats-app groep. Hoe meer de vorm past bij jou, hoe groter de kans dat je het volhoudt.

3. Normaliseren

Dit is een onduidelijke en onzekere tijd voor iedereen. Sommige mensen zijn extra druk. Anderen hebben juist tijd te veel. Sommigen zijn opeens veel meer alleen. Anderen weten niet hoe ze even tijd voor zichzelf kunnen vinden. Dat levert voor veel mensen een emotionele achtbaan op, die voor ieder anders verloopt. Dat is normaal. Wat niet helpt is als mensen daar zelf ook nog een oordeel over hebben. Daarmee vergroten ze hun eigen stress. Als je je al onzeker voelt en dan ook nog het idee hebt dat dat hoort, dan telt de stress dubbel zo zwaar. Wat jij als leider kunt doen is normaliseren. Al deze emoties horen erbij. Je bent niet gek als je iets voelt, integendeel. Wil je wat doen? Vraag dan: ‘welke hulp kun je gebruiken’? Daarmee doe je een beroep op de menselijke neiging naar veerkracht. Komt er nog even geen antwoord? Vraag het morgen nog een keer.

Jij bent ook een mens

Al deze dingen gelden natuurlijk ook voor jezelf. Als leider van een online team heb je opeens een nieuwe functie. Je hebt het waarschijnlijk nooit eerder op deze manier gedaan. Dus give yourself a break.

Sommigen van mijn klanten organiseren juist nu een online lezing voor hun team. Als fijne break in deze bijzondere tijden. Iets voor jouw team? Lees hier meer.