Marjon Bohré - Leidinggeven aan perfectionisten

Leidinggeven aan perfectionisten

Heb je perfectionisten in je team?

Altijd gedacht dat dat wel handig was en goed voor de productiviteit? Die ene medewerker die altijd nog even doorgaat als iedereen al naar huis is. Of die supergemotiveerde collega die nooit nee zegt als je vraagt om die extra klus erbij te pakken.

Helaas, perfectionisme doet meer kwaad dan dat het iets oplevert. De gevolgen voor het welbevinden van de persoon in kwestie, maar ook het uitstelgedrag, de focus op onzekerheidsreductie en de negatieve effecten voor de onderlinge sociale relaties zorgen ervoor dat je als leidinggevende dit perfectionisme beter niet kunt stimuleren. Maar hoe dan?

Hieronder lees je zeven tips voor leidinggeven aan perfectionisten (uit het boek De Perfectieparadox). Onderaan vind je een download die je als handige reminder kunt gebruiken.

1. Delegeer in delen

Taken delegeren en verantwoordelijkheid geven is een teken van vertrouwen. Voor jou als leidinggevende is het belangrijk om goed te delegeren, want je kunt het werk nooit allemaal in je eentje doen. Bovendien zijn er wellicht teamleden die veel beter zijn in bepaalde werkzaamheden dan jij. Voor je teamleden is het ook nog eens een duidelijk signaal van erkenning en waardering voor hun inzet. Maar bij perfectionisten is een waarschuwing op zijn plaats. Veel perfectionisten hebben last van uitstelgedrag omdat ze zulke hoge, onhaalbare eisen hebben, dat ze de taak niet helemaal overzien. Onzekerheid of ze wel fit for the job zijn, kan ze parten spelen. Delegeren aan perfectionisten vergt dus wat extra aandacht.

  • Wees helder over het gewenste eindresultaat: verlang geen perfectie! Maak duidelijk wat er geleverd moet worden en vooral waar jij dat resultaat voor nodig hebt.
  • Verdeel bij voorkeur een grote klus in kleinere deelproducten. Als je de grote klus wilt delegeren, help de perfectionist dan om zelf deelresultaten te formuleren. Benadruk dat een deelresultaat per definitie betekent dat het nog niet af is en dat je dus geen perfectie verlangt.

2. Feedback organiseren

Begeleid je teamleden met het geregeld aanreiken van feedback. Dat hoeft niet altijd op een formele manier. Voer geregeld gesprekken over hun werk. Wat zijn ze aan het doen? Wat loopt goed? Hoe hebben ze het aangepakt? Wat is lastig of vervelend? Welke manieren zien ze om dat aan te pakken? Het gaat er bij deze gesprekken niet om dat jij alles weet of de oplossing geeft. Juist niet. Jouw belangrijkste bijdrage bestaat uit vragen stellen, waardoor je het proces bij je teamleden op gang houdt.

Ben je bang dat deze geregelde gesprekken de indruk kunnen wekken dat je geen vertrouwen in hen hebt? Daar is een eenvoudige remedie voor: spreek het uit. Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik ben nieuwsgierig naar de manier waarop je de werkzaamheden aanpakt en waar je tegenaan loopt. Ik heb er alle vertrouwen in dat je dat goed doet en daar wil ik graag van leren. Kun je me er meer over vertellen?’ Een geregelde afspraak om met elkaar de voortgang van het werk te bespreken helpt. Dan is het immers een terugkerende gewoonte en wordt het overleg niet beperkt tot de momenten dat er iets fout gaat. Bovendien bevorder je met deze gesprekken het klimaat van een open communicatie over blokkades die je teamleden ondervinden en waarin fouten en tegenslagen met elkaar gedeeld kunnen worden.

Perfectionisten halen zich soms veel werk op de hals, waardoor ze door de bomen het bos niet meer zien. Help je teamleden bij het prioriteren.

3. Help met prioriteren

Perfectionisten die zich veel werk op de hals halen en bovendien uitstelgedrag vertonen, zien soms door de bomen het bos niet meer. Merk je dat op in je team? Help je teamleden bij het prioriteren. Vul de to-dolijstjes niet aan zonder de vraag te stellen welke klus dan een plekje opschuift op de prioriteitenlijst. Dat kun je ook zichtbaar maken door op een whiteboard of een online samenwerkingstool alle projecten een prioriteitsvolgorde mee te geven.

Heeft iemand uit je team extra aandacht nodig? Begin de week met een kort bilateraal overleg om de komende dagen samen door te nemen en de ander te vragen waar de aandacht van die week of die dag naartoe gaat. Door dit consequent te doen, de prioritering niet over te nemen maar de ander daarin te begeleiden, stimuleer je de vaardigheid om prioriteiten te stellen in je team.

4. Begrenzen

Bij prioriteren hoort begrenzen. En grenzen stellen is een grote uitdaging voor perfectionisten. Dat begint al met het begrenzen van de werktijd. Wees actief in het leren begrenzen van de werktijd en de tijd dat iemand bereikbaar is. Vraag van je mensen om bewust te ontspannen en tijd voor herstel in te plannen. Doe je dat niet, dan heb je nú wel veel aan hen, maar op termijn loop je grote risico’s op uitval en burn-out. Zijn je teamleden nog laat aan het mailen? Spreek ze erop aan. Nemen ze nooit pauze? Spoor ze aan dit wél te doen. Geef zelf het goede voorbeeld. Ga geregeld lunchen in plaats van achter je bureau je broodje op te eten, en neem je collega’s mee. Zet je laptop ’s avonds uit en leg je telefoon weg. Moet je écht nog even dat mailberichtje sturen? Je kunt eenvoudig instellen dat de mail pas later wordt bezorgd en niet ’s avonds om half twaalf nog in de inbox van je team belandt. Onthoud: mensen doen niet wat jij zegt, maar wat jij doet. En nergens geldt dat sterker voor dan bij het begrenzen van je (vrije) tijd.

Beloon het proces dat mensen doorlopen. Spreek je waardering uit voor hun veerkracht en leervermogen.

5. Beloon proces en inzet meer dan resultaat

Op de korte termijn is het leveren van resultaat iets om blij en trots op te zijn. Op de lange termijn wil je dat je team zich vooral blijft ontwikkelen, zodat het niet alleen vandaag maar ook volgende maand en volgend jaar effectief is. Voor dat laatste is het cruciaal dat je een omgeving van leren en groei faciliteert.

Beloon het proces dat mensen doorlopen en benadruk dat proces en die groei meer en vaker dan het uiteindelijke resultaat dat is bereikt. Benoem welke aanpak is gekozen, welke belemmeringen er waren, hoe daarmee werd omgegaan en wat ervan is geleerd. Spreek je waardering uit voor de veerkracht en het leervermogen. En natuurlijk mag je team zien dat je blij bent met het resultaat. Dat hoef je niet onder stoelen of banken te steken. Maar laat het daar niet bij. Voor de perfectionisten in je team geeft jouw aandacht voor het proces en wat daarin werd geleerd ruimte om zelf te leren en minder gefocust te zijn op een onhaalbaar ideaal.

6. Omgaan met fouten

Het belangrijkste moment voor een leidinggevende die zijn perfectionistische teamleden goed wil begeleiden, dient zich aan op het moment dat er fouten zijn gemaakt. Dit is immers precies wat een perfectionist wil voorkomen. In dit moment voelt de perfectionist de angst van afwijzing. Dus dan komt het er precies op aan hoe jij als leidinggevende reageert.

Misschien ben je geïrriteerd, gefrustreerd, teleurgesteld of boos. Wat je ook ervaart als emotie, dat is begrijpelijk. Hoe je die emotie omzet in gedrag is echter cruciaal en heeft de grootste invloed op het vervolg. Schiet je uit je slof? Reageer je gestrest en in paniek? Ga je micro-managen of haal je je medewerker van de klus af om die vervolgens aan een ander teamlid te geven? De perfectionist in je team zal scherp opletten wat het gevolg is van de fout die is gemaakt. Dat legt een flinke druk op jou als leidinggevende. Want hoe je je voelt op dat moment, dat is niet zo eenvoudig te beïnvloeden. Wat je wel kunt beïnvloeden is hoe je gedrag wordt bepaald door je emotie.

Het belangrijkste hulpmiddel dat jou ten dienste staat om je gedrag op zo’n lastig moment te sturen, is je ademhaling. Haal eerst eens diep adem en kalmeer je eigen gemoed voordat je iets zegt of doet. Door je ademhaling vergroot je je kalmte en maak je letterlijk tijd om bewust te reageren in plaats van op de automatische piloot. Gebruik vervolgens alle inzichten die je in dit boek hebt opgedaan om te benadrukken dat fouten maken onderdeel is van het leerproces. Dat fouten maken gebeurt op alle plekken waar mensen (samen)werken. En dat het er nu op aankomt om te kijken wat je kunt doen om de fout te herstellen én hoe je kunt leren van de gemaakte fout voor een volgende keer.

Zorg dat je niet extra bijdraagt aan ideale plaatjes. Wees ambitieus, maar zet geen onhaalbare doelen.

7. Creëer geen ideaalbeeld

Je weet inmiddels dat een perfectionist als geen ander onhaalbare ideaalplaatjes in het hoofd heeft. Dat ideaalbeeld werkt verlammend omdat het onbereikbaar is. Wat jij daar als leidinggevende aan kunt doen, is zorgen dat je niet extra bijdraagt aan deze ideale plaatjes. Dat betekent dat je zorgvuldig moet zijn in omschrijven wat je verwacht van je team. Wees realistisch. Zet geen onhaalbare doelen. Wees ambitieus, dat wel, maar bespreek mét je team wat wel en niet mogelijk is en welke middelen hun ter beschikking staan om dit te bereiken. Pas bovendien op met vergelijken binnen je team en het aanzetten tot ongezonde competitie. Als er iemand in je team heel goed presteert, zorg er dan voor dat je die persoon niet bestempelt als het na te streven ideaal. Vraag in plaats daarvan of die persoon een ander teamlid helpen wil, zodat iedereen in het team beter wordt. En benoem de vaardigheid die diegene goed onder de knie heeft, zodat het duidelijk is wat er geleerd kan worden.

De basis onder al deze tips  zijn deze twee uitgangspunten:
• Handel vanuit waardering voor je team. Als je je teamleden niet leuk of aardig genoeg vindt om deze moeite in hen te steken, vraag jezelf dan af of je niet beter een andere baan kunt zoeken. Jouw teamleden hebben recht op een leidinggevende die hen respecteert en er plezier in heeft hen te helpen ontwikkelen. En jijzelf hebt recht op een baan waar je voldoening uit haalt.
• Doe zelf niet wat je niet wilt dat anderen doen. En wat je een ander niet gunt, doe dat zelf ook niet. De ruimte die je een ander toewenst, begin met jezelf die ruimte te geven. Dit is de beste manier om een betekenisvolle relatie met je medewerkers te ontwikkelen, waarin plek is om eerlijke gesprekken te voeren over wat beter kan, om waardering te uiten voor alles wat er al is en om compassie te tonen voor datgene wat taai en lastig is.

En bovenal, onthoud dit: perfectie bestaat niet, ook niet in leiderschap.

Meer weten over perfectionisme? In het boek De Perfectieparadox ontdek je wat perfectionisme precies is, welke vormen er zijn, waarom we denken dat het ons beter maakt en hoe schadelijk het is. Inclusief praktische tips en adviezen. Lees meer over De Perfectieparadox.

Marjon Bohre_ downwload De Perfectieparadox voor leiders

Cadeau voor jou: gratis download met 7 tips

Als extraatje om te vieren dat mijn boek er is, kun je deze 7 tips als handige reminder downloaden. Klik op de afbeelding of op de link hieronder.

Download de 7 tips (+ 4 extra adviezen)


Vaker dit soort blogs lezen? Twee keer per maand stuur ik een nieuwsbrief met inhoudelijke inspiratie over thema’s als kwetsbaarheid, menselijkheid, vertrouwen en moedig leiderschap, op je werk en in je leven. Gebaseerd op wetenschappelijke inzichten en praktisch vertaald naar acties voor elke dag. Een andere kijk op hoe je de dingen doet en een uitnodiging om moedige keuzes te maken. Meld je hier aan.

 

 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Wij gebruiken cookies om u de beste online ervaring te bieden. Door akkoord te gaan, accepteert u het gebruik van cookies in overeenstemming met ons cookiebeleid.

Privacy Settings saved!
Cookie-instellingen

Op deze website worden verschillende cookies gebruikt. We maken onderscheid tussen functionele, analytische en marketing-cookies. Je kunt zelf kiezen welke cookies wel en niet geplaatst mogen worden.


We meten bezoekers op onze website via Google Analytics, om onze website te verbeteren Het bijhouden van bezoekgedrag is geanonimiseerd en dus niet terug te leiden naar jouw persoon.
  • _ga
  • _gid
  • _gat

Liever niet
Accepteren